Persoonsgegevens die wij verwerken:

Meedoen aan Klaverpost kan natuurlijk niet anoniem. We hebben de gegevens nodig van onze gelukswensers, geluksbrengers en geluksvogels. We doen het zo veilig mogelijk. Deze gegevens worden zelf door de betrokkenen aangebracht.

Voor de gelukwenser is dat:

1. Voornaam en familienaam
2. E-mailadres
3. In sommige gevallen is de aanvrager en de ontvanger eenzelfde persoon.
4. In sommige gevallen laat de aanvrager de post naar zijn persoonlijke adres sturen ipv naar de ontvanger om deze dan later zelf gebundeld aan de betrokken ontvanger te geven. In dit geval geeft de aanvrager zijn/haar postadres: straat, huisnummer, postcode, gemeente, land

Voor de gelukbrenger is dat:

1. E-mailadres

Voor de geluksvogel is dat:

1. Voornaam en familienaam
2. Postadres: straat, huisnummer, postcode, gemeente, land (optioneel: de aanvrager kan er ook voor kiezen om enkel een e-mailadres te delen)
3. E-mailadres (optioneel: de aanvrager kan er ook voor kiezen om enkel de postgegevens te delen)
4. Afbeelding (aanbevolen, maar optioneel: de aanvrager kan er ook voor kiezen om geen foto te delen, dan zorgt klaverpost zelf voor een passende, neutraal gekozen afbeelding)

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om correct in te schatten of de ontvanger deze manier van post ontvangen plezier zal doen. Het is aan de aanvrager om na te gaan of juist in te schatten of de ontvanger het op prijs zal stellen dat de contactgegevens doorgegeven worden. Het is tevens aan de aanvrager om de ontvanger in te lichten over de bedoeling van klaverpost indien de ontvanger met vragen zit.

De aanvrager duidt ook telkens aan welke reden gegeven wordt aan de aanvraag: een verjaardag, een belangrijke gebeurtenis, een hart onder de riem of een andere reden.

Met welk doel verwerken wij deze persoonsgegevens?

De gegevens komen in onze persoonlijke databank terecht.
De aanvrager geeft zijn gegevens opdat wij met hem/haar kunnen communiceren. Na een aanvraag wordt een bevestiging gestuurd naar het doorgegeven e-mailadres. Wanneer de aanvrager er voor geopteerd heeft om zelf de gegevens aan de schrijver door te geven (en niet klaverpost), wordt het mailadres van de aanvrager gekoppeld aan de vraag van de schrijver.
De schrijver geeft zijn e-mailadres door opdat hij de concrete adresgegevens van de persoon die hij/zij wil verrassen in zijn mailbox zal ontvangen. In de mailbox komt ofwel onmiddellijk de contactgegevens van de persoon naar wie men wil schrijven, ofwel het mailadres van de aanvrager.
Van de ontvanger krijgen we de contactgegevens opdat mensen zouden kunnen schrijven of mailen.
Een foto van de ontvanger is aan te raden om de aanvraag visueel zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Dat geeft de geluksvogel een concreet 'gezicht'.
De voornaam van de ontvanger wordt vernoemd in de klavertuin.

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

Klaverpost bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Ze worden verwijderd kort na het beëindigen van een schrijfactie.

Dat betekent concreet voor een verjaardag of een andere feestelijk dag:

1. 1 week na de verjaardag zullen de gegevens van de jarige niet meer zichtbaar zijn op de website
2. 2 weken na de verjaardag zullen de gegevens van al de betrokkenen (aanvragers, schrijvers en ontvangers) verwijderd worden uit de database.

Dat betekent concreet voor een andere situatie:

1. 3 maanden na de aanvraag wordt bekeken of deze op de website aanwezig blijft. Indien ja, blijven de gegevens behouden. Indien nee, worden de gegevens van al de betrokkenen verwijderd uit de database.

Slechts de voornaam van de ontvanger blijft behouden in de klavertuin.

Delen van persoonsgegevens met derden:

Dit gebeurt niet. De gegevens worden alleen maar bijgehouden in het kader van het project.

Cookies:

Klaverpost gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen. Ook heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken. Indien je ons dit vraagt, per mail aan info@klaverpost.be, reageren we zo snel mogelijk.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen:

Klaverpost neemt de bescherming van de toevertrouwde gegevens serieus. Daarom worden passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@klaverpost.be.